ELABORACION DE TRABAJOS DE PROYECTOS

Definición Administracion de Proyectos

Escrito por jcarloscolladofelix 17-03-2008 en General. Comentarios (6)

DEFINICION DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

 

La administración de proyectos viene a ser la manera de como los administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y  técnicas para la realización de un proyecto, en donde van a toman en cuenta el tiempo, capital, materiales, recursos humanos y tecnología, y así poder llegar al objetivo del proyecto.

 

Se emplea la administración de proyectos en las organizaciones,  donde pueda llegar a una solución de algún tipo de  problema que se pueda estar presentando en la organización, para ello se va ver su importancia, sus funciones y así poder llegar al objetivo del proyecto.

 

Para poder llegar al objetivo del proyecto, tenemos que emplear una planeación, organización, dirección, control, y así poder satisfacer los requerimientos del proyecto.

 

JUAN CARLOS COLLADO FELIX

Administracion de proyectos - DYPAC

Escrito por jcarloscolladofelix 10-03-2008 en General. Comentarios (4)

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

 

INTRODUCCION

 

 

DEFINICION

Viene a ser la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto.

 

OBJETIVOS

§                                 Conocer los conceptos de la metodología de Administración de Proyectos.

§                                 Establecer los lineamientos en el uso de la práctica de Administración de Proyectos.

§                                 Identificar las actividades críticas de la Administración de Proyectos.

§                                 Establecer el primer nivel de competencias en Administración de Proyectos.

 SITUACION ACTUAL DEL ENTORNO

 

         Por cada 6 nuevos sistemas de software de gran escala que son puestos en operación, otros2 son cancelados.

         75% de los sistemas grandes tienen fallas de operación, o no funcionan como se esperaba o no se usan.

         El 50% de los proyectos de desarrollo de software sobrepasan su calendario en más de la mitad del tiempo.

         52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%.

         31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados.

 

FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGIA

Funciones del PMI

·                                 Gestión de Integración

·                                 Gestión de Alcance

·                                 Gestión de Tiempo

·                                 Gestión de Costo

·                                 Gestión de Calidad

·                                 Gestión de Recursos Humanos

·                                 Gestión de Comunicaciones

·                                 Gestión de Riesgo

·                                 Gestión de Adquisiciones

Mediante la aplicación de las funciones del PMI, nos podremos dar cuenta lo beneficioso que puede resultar hacer distintos tipos de proyectos para las empresas, y que mediante su experiencia va ser útil en el uso de la metodología de la administración de proyectos.

 

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

 

·                                 Inicio.

·                                 Planeación.

·                                 Ejecución.

·                                 Control.

·                                 Cierre.

Mediante estos procesos podemos visualizar el nivel de cada actividad del inicio de una fase hasta el final de la fase en un tiempo determinado.

 

 

COMPONENTES

 

ÁREAS DE CONOCIMIENTO

 

El PMI (Project Management Instituto), va definir nueve Áreas de Conocimiento relativas a cualquier proyecto.

 

GESTION DE LA INTEGRACION

 

         Tiene como objetivo asegurar que las diferentes partes del proyecto están correctamente coordinadas. El conflicto principal de esta gestión consiste en tomar decisiones entre objetivos internos al proyecto y así decidir por aquellas alternativas que benefician al proyecto como un todo.

         La gestión de integración incluye el desarrollo del plan del proyecto, el plan de ejecución y el control de los cambios que puedan producirse.

 

GESTION DEL ALCANCE

 

         La gestión del alcance del proyecto, es el grupo de procesos incluirá todo el trabajo requerido y solo el requerido, para completar exitosamente el mismo.

         Esta área de conocimiento está relacionada principalmente a definir y controlar qué está incluido y qué no está incluido en el proyecto, tanto en las fases tempranas del proyecto como en las fases en que los entregables están en plena construcción.

 

v     Delimitar el alcance del proyecto

v     Desarrollar el Diagrama de Descomposición Funcional (WBS).

v     Administrar los cambios.

v     Resolver los pendientes.

v     Identificar requerimientos específicos.

 

GESTION DEL TIEMPO

 

         La Gestión del Tiempo está orientada a los procesos requeridos para que el proyecto finalice en el tiempo estipulado.

         Proceso para el desarrollo de fechas meta de inicio y terminación para los elementos identificados en la administración de alcance. Estas fechas están basadas en el esfuerzo requerido para completar las tareas, las relaciones entre ellas y la disponibilidad de los recursos para ejecutarlas. El calendario se utiliza para comunicar a los miembros del equipo y al cliente cuando se realizarán las tareas y cuando estarán disponibles los entregables.

 

v     Desarrollar el Calendario del Proyecto

     Definición de actividades

     Secuenciación

     Estimación

v     Monitorear el estatus del Calendario

 

GESTION DEL COSTO

 

         Tiene como objetivo que el proyecto se complete con el presupuesto inicialmente aprobado.

         Esto está relacionado tanto a los recursos materiales necesarios para el proyecto, como a los recursos humanos (horas de trabajo).

 

GESTION DE CALIDAD

 

         Tiene como objetivo que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue inicialmente diseñado.

         La Gestión de la Calidad incluye los procesos requeridos para satisfacer los requerimientos del proyecto. Estos procesos son la planificación, aseguramiento y control de la calidad de los entregables.

         Proceso de definición de las inspecciones y revisiones para asegurar que el proyecto está aplicando efectivamente las prácticas de administración de proyectos, para satisfacer las necesidades para las cuales el proyecto es llevado a cabo. Proporciona los puntos de control y resultados que direccionan el enfoque continuo de despliegue y mejora de los procesos de administración.

 

v     Planeación de la Calidad.

v     Definir los procesos de mejora y aseguramiento de calidad.

v     Desarrollar y ejecutar los planes de prueba para el control de la calidad.

 

Plan de Aseguramiento de Calidad

Ø      Diagnóstico del Proyecto.

Ø      Criterios de Aceptación.

Ø      Criterios de Auditoria de QA por fase.

Ø      Lista de Identificación de Defectos del Proceso.

Ø      Plan de Mejora del Proceso.

Ø      Plan y Casos de Pruebas.

Ø      Reporte de Seguimiento del Plan de Pruebas.

 

GESTION DE RECURSOS HUMANOS

 

         La Gestión de los Recursos Humanos tiene como objetivo la utilización más eficiente posible de las personas que participan en el proyecto, y entre sus actividades están el plan organizacional, la contratación de nuevos empleados y el desarrollo de los equipos.

         Los miembros del equipo son entrenados, motivados y dirigidos para desempeñar con éxito sus labores asignadas.

         Su proceso consiste en definir qué recursos humanos se necesitan para el proyecto, identificar y comunicar los roles y responsabilidades de cada uno de los involucrados y después de que se forma el equipo, desarrollar el potencial individual y grupal para conseguir los objetivos del proyecto.

 

GESTION DE COMUNICACION

 

         La Gestión de la Comunicación incluye los procesos requeridos para generar, difundir, almacenar y clasificar toda la información producida en el proyecto.

         Este proceso es vital para la consolidación de las personas, ideas, conceptos e información que serán necesarios para que el proyecto tenga éxito.

         Toda persona involucrada en el proyecto debe estar preparada para emitir y recibir información, y tomar decisiones en base a ello, de acuerdo a su rol.

 

GESTION DE RIESGOS

 

         La Gestión del Riesgo es el proceso sistemático para identificar, analizar y responder al riesgo del proyecto. La preocupación principal en este plano del proyecto es minimizar la probabilidad y el impacto de los factores de riesgo que amenazan el desarrollo normal de las tareas.

         En la fase de planificación este proceso consiste en identificar a los de riesgo, asignarles una probabilidad de ocurrencia y desarrollar una estrategia de minimización o acciones de contingencia para cada uno. En la fase de ejecución de las tareas, este proceso consiste en monitorear y controlar los factores de riesgo definidos para el proyecto.

 

GESTION DE ADQUISICIONES (CONTRATO)

 

         Proceso para crear y determinar los procedimientos de adquisición, utilización y reubicación efectiva de los recursos (humanos y materiales) para proporcionar un servicio de calidad a los clientes. Verifican que el proveedor del servicio se adhiera al cumplimiento de los requerimientos legales, de tal forma que se reduzca la exposición legal.

 

Ø      Planificación de las adquisiciones y propuestas de solución.

Ø      Selección de Proveedores.

Ø      Elaborar Convenios de Servicios y establecer Niveles de Servicio.

Ø      Seguimiento al cumplimiento de requisitos legales, fiscales y normativos.

Ø      Verificar condiciones contractuales con usuarios y proveedores.

Ø      Contrato.

Ø      Convenios de Servicios y Niveles de Servicio.

 

 

 

CONCLUSIONES

 

 

BENEFICIOS

 

• Roles y responsabilidades.

• Eficiente calendarización del plan de trabajo.

• Control continúo del proyecto.

• Temprana identificación de los problemas.

• Trabajo en equipo.

• Énfasis en la calidad.

• Satisfacción del cliente.

• Establece claras medidas de éxito en los proyectos (Calidad, Tiempo y Costo).

• Permite a la organización disciplinar sus esfuerzos a los objetivos estratégicos.

• Identifica y selecciona proyectos que estén alineados al Plan Estratégico Empresarial.

• Optimiza el uso de los recursos organizacionales.

• Asegura la salida rápida de productos y servicios al mercado.

• Pone en práctica los planes estratégicos.

 

DESVENTAJAS

 

         Tiempo.

         Asignación de recursos dedicados.

     •         Inversión.

 

                                             

 

                         JUAN CARLOS COLLADO FELIX